4 puntos clave dentro de un contrato de servicios de logística

Los contratos logísticos son fundamentales y necesarios para definir los objetivos, expectativas y requisitos para garantizar los resultados en la industria logística. Es la garantía de que dichos servicios se van a realizar con rigor, profesionalidad y garantías. No obstante, la negociación de estos puede convertirse en un proceso desagradable cuando las partes no llegan a un acuerdo o consenso o cuando un contrato no abarca toda la información necesaria y puede terminar habiendo un problema de incumplimiento pero no está por escrito. 

Para evitar el típico problema de yo dije tú dijiste, es importante llevar a cabo un contrato por escrito de servicios logísticos y que todo quede plasmado en papel. Ya sabemos que las palabras se las lleva el viento. Pero, ¿qué debe incluir un contrato de servicios logísticos? 

4 puntos clave dentro de un contrato de servicios de logística

Responsabilidad y daños consecuentes

Cuando uno de tus paquetes o cajas llega a un cliente dañada o con algún elemento roto, de normal suele reclamarte a ti como fabricante o distribuidor para que te hagas cargo del asunto y le aportes alguna solución, dejando a la persona que lo ha entregado (transporte/transportista) al margen del problema.

Por razones como estas, es importante incluir en el contrato las responsabilidades de daños, es decir, en caso de que ocurra una situación como la anterior, qué responsabilidad tendrá la empresa logística, cómo actuará y de qué se hará cargo. En caso de que no exista ninguna cláusula que lo especifique, como empresa no tendrás derecho a reclamar a la empresa de servicios logísticos y tendrás que hacerte cargo tú de que el paquete o caja no llegó con las condiciones óptimas. 

En este apartado también es importante incluir las condiciones en que deberá almacenarse el producto para que esté exento de daños. 

El Código de Comercio Uniforme identifica el deber de cuidado impuesto al almacén, al que a menudo se hace referencia como el estándar de “cuidado razonable”. Por tanto, la responsabilidad de pérdida o daño de bienes recae sobre la empresa de servicios logísticos pudiéndose convertir en una negligencia. 

Además, a pesar de que la entrega intacta de un producto es de suma importancia, no podemos olvidar los problemas de almacenamiento a los que se enfrentan especialmente empresas de las industrias de alimentos, bebidas y farmacéuticas. 

En el caso de alimentos y bebidas, si no se dejan establecidas las condiciones de temperatura y condiciones en que se debe almacenar por ejemplo un queso, éste podría convertirse fácilmente en invendible, sin que ninguna de las partes se dé cuenta hasta que llega al consumidor. 

Por lo que hace a los productos farmacéuticos, los cambios de temperatura, humedad e incluso vibraciones pueden cambiar o mitigar la eficacia medicinal, dejando a los pacientes sin los productos que necesitan, poniendo en peligro su vida. 

Por tanto, en este punto, los factores a tener en cuenta son los siguientes: 

  • Parámetros exactos para el almacenamiento: temperatura, humedad, movimiento, tiempo de almacenamiento, etc. 
  • Sistema de información para indicar cómo deben cumplirse estos parámetros. 
  • Planes de contingencia en caso de que estos parámetros fallasen. 
  • Cadena de contacto en caso de que surjan problemas o preguntas únicas. 

Término del contrato y obligaciones de terminación

El personal dedicado a los servicios logísticos necesita firmar contratos específicos con personal e instalaciones para construir infraestructuras personalizadas, asegurar equipos, gastos de capital y bienes raíces y que necesitarán una obligación específica de su empresa para hacerlo. Ambas partes necesitan garantías de: plazo de servicio, cómo se abordarán las obligaciones pendientes al final de la relación comercial o el plazo del contrato. 

Un término definido permite al equipo financiero anticiparse a los costes con precisión, lo que permite a tu empresa llevar un control de los gastos y garantizar el crecimiento económico de ésta. 

La profundidad de los términos variará ampliamente dependiendo de su industria y de las necesidades logísticas.

Derecho de retención de almacén 

Las probabilidades de que un negocio termine en quiebra son bajas, pero es igualmente existente. Por esto, es importante añadir en dicho contrato el derecho de retención de almacén en su contrato. Un derecho que garantiza un proceso de código comercial uniforme para confirmar su condición de acreedor garantizado en caso de quiebra, y la libertad de liquidar una porción del producto retenido para satisfacer la deuda. 

A diferencia de un gravamen de transporte que sólo cubre el producto de un camión, en caso de almacén cubre todo el producto que allí se encuentre. 

Compensación 

El tipo de compensación es quizás el elemento más importante del contrato. Definir un plan detallado de compensación ayudará a definir los gastos y las expectativas financieras de tu negocio. 

Para ello, es importante negociar de forma detallada todos y cada uno de los servicios de almacenamiento de valor agregado que tu empresa prevé utilizar; servicios de manejo de productos, horas extras para el personal de almacén, etc. 

La introducción de estos 4 puntos dentro de tu contrato de servicios logístico protegerán tu negocio, así como, evitarán sorpresas financiera y ayudarán a mantener tu producto viable y listo para el mercado.